E-mail po angielsku - o czym należy pamiętać?

Napisanie e-maila po angielsku wielu osobom spędza sen z powiek. Choć zwykle ta forma wypowiedzi pisemnej jest krótka i zwięzła (zwłaszcza jeśli piszemy maila służbowego), to jednak jej napisanie sprawia kłopoty. Jakich słów należy używać? Jak zacząć w zależności od charakteru wiadomości? Czy e-mail powinien mieć konkretną formę? A jeśli tak - to jaką? Przeczytaj, o czym należy pamiętać pisząc wiadomość e-mail po angielsku, a już nigdy nie będziesz miał z tym problemu!

E-mail formalny i nieformalny

Jeśli chcesz napisać e - mail, musisz pamiętać o kilku istotnych zasadach, zarówno jeśli zwracasz się w sprawach zawodowych czy biznesowych, jak i wtedy gdy piszesz do dobrego znajomego. Zarówno w przypadku e - maila formalnego, jak i nieformalnego, obowiązuje Cię konkretna kolejność przedstawiania informacji oraz słownictwo odpowiednie dla każdej z tych dwóch form - podobnie jest gdy piszesz formalny i nieformalny list po angielsku.

Jak napisać formalny e-mail po angielsku?

Formalny e-mail po angielsku rządzi się tymi samymi zasadami co e-mail po polsku. Piszemy go w sytuacjach, w których zwracamy się do adresata w sprawach urzędowych czy służbowych, na przykład gdy mamy coś do przekazania partnerowi biznesowemu, gdy szukamy pracy lub gdy piszemy do przełożonego.

Komunikat rozpoczynamy od zwrotu grzecznościowego, następnie przechodzimy do wprowadzenia, w którym wyjaśniamy powód, dla którego piszemy lub nawiązanie do poprzedniej wiadomości, jeśli nasz e-mail jest kontynuacją konwersacji. Dalej mamy rozwinięcie, w którym omawiamy temat przewodni wiadomości, a na samym końcu zakończenie stanowiące krótkie podsumowanie.

Przydatne zwroty i wyrażenia

Pamiętaj, że wiadomość musi być poprawna merytorycznie i językowo. Zanim więc rozpoczniesz pisanie, sprawdź dokładnie odmiany poszczególnych części zdania, spójniki w języku angielskim, dopilnuj, aby używać odpowiedniego czasu itd. Tutaj nie ma miejsca na lapsusy! Oto więc lista zwrotów, które przydadzą Ci się w czasie pisania formalnego e - maila po angielsku.

Zwroty grzecznościowe:

  • dear Sir or Madam - szanowny Panie lub Pani (jeśli nie znamy płci adresata),
  • dear Sir/Madam - szanowny Panie/Pani,
  • to whom it may concern - do tego, kogo może to dotyczyć (gdy jest wielu adresatów lub gdy adresata nie znamy),
  • dear Mrs. + nazwisko/ dear Mr. + nazwisko - tę formę stosujemy, gdy znamy nazwisko adresata.

Zwroty, których warto używać we wprowadzeniu:

  • thank you for your e-mail - dziękuję za Pani/Pana poprzedni e-mail,
  • I am writing to enquire about... - piszę aby zapytać o...,
  • I'm contacting you to... - kontaktuję się...,
  • I am writing with regard to... - piszę w związku z...,
  • I am writing in reference to... - piszę w nawiązaniu do...,
  • I'm writing in connection with... - piszę w związku z...,
  • in reply to your... - w odpowiedzi na....

W rozwinięciu przedstawiamy informacje, z którymi zwracamy się do adresata. Przydadzą się następujące zwroty i wyrażenia:

  • please be informed that... - informujemy, że...,
  • I regret to inform you that... - z przykrością informuję, iż...,
  • I am delighted to inform you... - z przyjemnością informuję, że...,
  • I'm writing to thank you for... - piszę, aby podziękować....
Focus Second Edition 3. Student’s Book + kod (Digital Resources + Interactive eBook) Longman Repetytorium Maturalne. Język Angielski. Poziom Rozszerzony + Testy + kod (interactive eBook) 

W zakończeniu krótko podsumowujemy nasze stanowisko lub, w zależności od sprawy, z jaką się zwracamy, wyrażamy nadzieję na rozwiązanie sprawy, szybką odpowiedź, itd. Używamy następujących wyrażeń:

  • let me know if you need help - proszę dać znać, jeśli będą Państwo potrzebowali pomocy,
  • let me know if you have any questions - proszę dać znać, gdyby mieli Państwo pytania,
  • I look forward to hearing from you - czekam na odpowiedź od Państwa,
  • don't hesitate to contact me - nie zawahaj się skontaktować ze mną,
  • I would be grateful if you could contact me - będę wdzięczny, jeśli się Państwo ze mną skontaktują,
  • please find the attached... - w załączniku przesyłam..., 

Na samym końcu e-maila warto zawrzeć pozdrowienia:

  • yours sincerely,
  • yours faithfully,
  • respectfully,
  • best regards.

Jak napisać nieformalnego e-maila po angielsku?

W tym przypadku możemy pozwolić sobie na bardziej nieoficjalny ton i język. Nieformalny e-mail po angielsku powinien jednak również być pisany według opisanego wcześniej schematu - dzięki temu zachowasz jego przejrzystości i logiczne brzmienie. Jeśli nie wiesz jakich zwrotów użyć, kup fiszki angielskie. Z pewnością jednak przydadzą Ci się wyrażenia, które wymieniamy poniżej.

Przydatne zwroty i wyrażenia

Najpierw witamy się z adresatem, pisząc "hello" lub "hi" i dodając jego imię. Przechodzimy do wstępu, w którym używamy następujących wyrażeń:

  • it was great to hear from you - cieszę się, że do mnie pisałeś,
  • how are you? - jak się masz?,
  • I'm writing to tell you that... - piszę, aby Ci powiedzieć, że...,
  • thank you for your letter/e-mail - dziękuję za Twój list/e-mail.
Business English – Starting a Company. Książka + MP3 Market Leader 3ed Pre-Intermediate. Flexi Course Book 2 

Rozwinięcie nie wymaga użycia szczególnie wyrafinowanych zwrotów, a na zakończenie warto wspomnieć:

  • write back to me as soon as you can (lub write back soon please - odpisz tak szybko jak możesz,
  • take care - trzymaj się.

W każdym przypadku e-mail powinien zostać napisany według określonych reguł - teraz już je znasz, a zastosowanie ich w praktyce na pewno nie nastręczy Ci żadnych trudności.